Digitale Finanzbuchhaltung (Fibu)

Nein, für die Nutzung von DATEV Unternehmen online sind keinerlei Programmierkenntnisse oder tiefgehende technische IT-Kenntnisse erforderlich. Die Benutzeroberfläche der Cloud-Anwendung ist bewusst extrem übersichtlich, intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet. Zu Beginn unserer Zusammenarbeit richten wir den Zugang gemeinsam mit Ihnen ein und führen eine persönliche, leicht verständliche Schulung für Sie oder Ihre zuständigen Mitarbeiter durch. Sie lernen in wenigen Minuten, wie Sie Belege hochladen, digitale Dokumente verknüpfen und Auswertungen einsehen. Zudem steht Ihnen unser Kanzleiteam bei Fragen oder technischen Hürden jederzeit beratend zur Seite. Der Einstieg in die digitale Buchführung ist so konzipiert, dass er sich reibungslos in Ihren normalen Büroalltag integrieren lässt und Sie bereits nach wenigen Tagen eine deutliche Zeiteinsparung spüren.

Ja, eine reibungslose Schnittstellenanbindung an Ihre bereits bestehenden Vorsysteme ist in den allermeisten Fällen problemlos möglich und von uns ausdrücklich erwünscht. Die moderne DATEV-Software verfügt über eine Vielzahl standardisierter und offener Schnittstellen (wie die DATEV XML-Schnittstelle online) zu gängigen ERP-Systemen, Rechnungs- und Fakturierungsprogrammen, Online-Shops und Branchensoftware. Auf diese Weise können wir Ihre Ausgangsrechnungen, Kundendaten und Zahlungsinformationen direkt digital in unsere Finanzbuchhaltung importieren, ohne dass eine manuelle Nacherfassung notwendig ist. Das spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern verhindert auch wirksam Tippfehler bei der manuellen Dateneingabe. Wir analysieren im Vorfeld gemeinsam mit Ihnen Ihre bestehende IT-Infrastruktur und richten die passenden Datenexporte ein, um Ihren administrativen Aufwand auf ein absolutes Minimum zu reduzieren.

Die Sicherheit Ihrer vertraulichen Unternehmensdaten hat für unsere Kanzlei zu jeder Zeit oberste Priorität. Alle Belege, Rechnungen und steuerlichen Auswertungen werden nicht auf lokalen, unsicheren Festplatten gespeichert, sondern direkt in das hochsichere DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg übertragen. Dieses Rechenzentrum erfüllt die weltweit strengsten Sicherheits- und Datenschutzstandards, ist nach ISO 27001 zertifiziert und steht unter ständiger Überwachung. Die gesamte Datenübertragung erfolgt über hochgradig verschlüsselte Verbindungen. Der Zugriff auf Ihre sensiblen Daten ist zudem durch moderne Zwei-Faktor-Authentifizierungen (wie DATEV SmartLogin oder USB-Sicherheitstoken) geschützt. So sind Ihre Daten vor Verlust durch Hardwaredefekte, Diebstahl, unbefugten Zugriff Dritter und Cyberangriffen bestmöglich geschützt, während Sie gleichzeitig die strengen gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und der GoBD vollumfänglich erfüllen.

Um den vollen Nutzen aus einer digitalen Buchführung zu ziehen, empfehlen wir Ihnen ein wöchentliches oder im Idealfall sogar ein tägliches Hochladen Ihrer Belege. Je regelmäßiger und zeitnäher Sie Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen digital zur Verfügung stellen, desto schneller können wir diese verbuchen und desto aktueller sind Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA). Wenn Sie Ihre Belege zeitnah hochladen, behalten Sie stets den taggenauen Überblick über Ihre offenen Posten, Ihre Liquidität und Ihre steuerliche Situation. Zudem entfällt das stressige Zusammensuchen aller Belege am Monatsende unter Zeitdruck. Ein kontinuierlicher Beleg-Upload lässt sich als kurze Routine von wenigen Minuten leicht in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren und sorgt für einen reibungslosen, stressfreien Buchhaltungsprozess.

Papierbelege können Sie ganz einfach und ohne Aufwand digitalisieren, indem Sie diese mit einem herkömmlichen Dokumentenscanner einlesen oder direkt von unterwegs mit der kostenfreien App DATEV Upload Mobil per Smartphone-Kamera abfotografieren. Nach dem Scanvorgang laden Sie das Dokument direkt in die DATEV-Cloud hoch. Gemäß den strengen gesetzlichen Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) dürfen die Originalbelege aus Papier nach der ordnungsgemäßen Digitalisierung in den meisten Fällen vernichtet werden, sofern ein dokumentiertes Verfahren zur Belegablage vorliegt. Ein physisches Abheften und Sortieren in dicken Pendelordnern ist somit nicht mehr erforderlich, was Ihnen enormen Platz im Archiv spart und das lästige Suchen nach alten Belegen dauerhaft beendet.